Come mantenere professionalità durante una videoconferenza e garantirne la buona riuscita

In tempi di smart working, e quindi di lavoro da casa, molti lavoratori si sono rapportati forzatamente con strumenti elettronici di vario tipo, situazione che, soprattutto per i meno avvezzi alla tecnologia, può diventare una vera e propria sfida.

Quando si pensa allo smart working, spesso si pensa al lavoro a casa, da soli, senza i propri colleghi intorno con cui interagire. Ma in realtà può capitare di doversi confrontare a voce per condividere alcune fasi di un progetto o di dover interagire con clienti e/o fornitori per spiegare meglio alcuni dettagli o avere delle conferme. Questo può avvenire con una semplice chiamata vocale o anche video, con il vantaggio di potersi vedere con gli altri partecipanti alla riunione.

La parola d’ordine affinché durante una video call vada tutto per il meglio è ‘organizzazione’: progettare tutto molto prima che avvenga la telefonata ed esseri pronti, affrontare lo svolgimento della riunione nel miglior modo possibile e concludere l’incontro nel modo corretto.

Di seguito alcuni consigli pratici.

PRIMA DELLE VIDEOCHIAMATE

Scegliere lo strumento giusto

Per fare delle videochiamate esistono molti strumenti tra cui scegliere. Per sapere qual è quello più adatto ad ogni esigenza si rimanda alla news “Videoconferenze e riunioni online: scoprire nuove funzionalità e scegliere lo strumento più adatto alle proprie esigenze”.

Preparare la strumentazione giusta

Sembra scontato, invece non lo è. Magari si pensa che possano bastare le casse e il microfono incorporati nel pc, in realtà questi possono serbare brutte sorprese. L’audio può non essere di alta qualità e soprattutto possono esserci interferenze che disturbano la chiamata e gli altri partecipanti con rumori di sottofondo fastidiosi che impediscono all’interlocutore di ascoltare bene o di farsi capire con esattezza.

Per evitare questi inconvenienti sarebbe utile dotarsi di auricolari, se possibile di auricolari che isolano l’audio della conversazione da eventuali rumori esterni.

E’ importante poi accertarsi che il pc che si utilizza sia dotato di webcam, qualora la riunione richieda una presenza in video dei partecipanti, altrimenti deve essere aggiunta.

Testare la qualità del suono e quella del video

Può essere molto utile, prima delle videochiamate con clienti e/o fornitori, se si sta provando uno strumento per la prima volta, fare SEMPRE una chiamata di prova. Molti strumenti permettono di fare delle riunioni test, per verificare le funzionalità (cosa molto utile per chi non lo conosce ancora bene) e per testare la qualità dell’audio e del video. Altrimenti è sempre possibile “sperimentare”, facendo delle chiamate di prova con colleghi o amici.

La prova video permette inoltre di capire anche quale sia la migliore inquadratura possibile. Per evitare di essere troppo vicini allo schermo, avere il mento troppo in alto, essere troppo lontani, avere la luce contro che disturba l’interlocutore, ecc.

Prestare attenzione al set (e al look)

Oltre alla strumentazione tecnica, non sono da sottovalutare dettagli come l’ambientazione che sarà ripresa dalla webcam e il look.
E’ bene scegliere un’ambientazione possibilmente neutra, oppure con libri o quadri, ma non con oggetti eccessivamente personali (foto, ad esempio). Troppi accessori potrebbero distogliere l’attenzione dell’interlocutore. Alcuni strumenti permettono di sfocare lo sfondo o impostare sfondi predefiniti, utili qualora il luogo da cui ci si collega non sia appropriato.

Anche l’abbigliamento è importante: l’idea infatti è quella di un appuntamento dal vivo, quindi essere sempre in ordine – anche casual ma non troppo informali – è imprescindibile.

Preparare il materiale per l’incontro

Non si improvvisa: le call sono molto più difficili degli appuntamenti dal vivo e non è facile gestirle. Pertanto, prima di iniziare, è bene condividere l’agenda dell’incontro con i partecipanti, specificando argomenti e tempistiche. Se verranno presentate slide è bene farle avere qualche ora prima a tutti i partecipanti, così che possano iniziare a vederle ed arrivare preparati all’incontro virtuale.

DURANTE LE VIDEOCHIAMATE

Disattivare SEMPRE, MA VERAMENTE SEMPRE, l’audio quando non si sta parlando

Un consiglio fondamentale per la buona riuscita della riunione online è sicuramente quello di disattivare l’audio del microfono mentre non si sta parlando (ricordandosi di riattivarlo prima del proprio intervento). Questo fa sì che non si sentano rumori di sottofondo o echi che possono infastidire gli altri partecipanti e non permettono di sentire bene chi sta parlando.

Anche se a noi non sembra di sentire disturbi, negli auricolari dei nostri interlocutori possono arrivare suoni improvvisi e molto fastidiosi.
Soprattutto nel caso in cui ci siano altre persone nei pressi della nostra postazione, l’utilizzo migliore che possiamo fare del microfono è pensare di parlare con un “walkie-talkie”: attivare per parlare e rispegnere subito dopo.

Disattivare la telecamera se ci sono problemi di connessione

Vedersi è meglio ma, se la connessione di uno o più partecipanti dà segni di instabilità, è una buona prassi disattivare il video per privilegiare la qualità dell’audio durante la chiamata.

Disattivare altri programmi che impegnano la connessione

Per migliorare la qualità della chiamata, è una buona idea chiudere programmi che effettuano aggiornamenti o che impegnano la connessione. Nel caso in cui la connessione sia condivisa con altri computer o dispositivi, chiedere alle altre persone se possibile limitare l’utilizzo di internet per il tempo della vostra videochiamata.

A volte, la connessione del cellulare può risultare meglio del WI-FI

Ci sono casi in cui la connessione è poco performante (orari di picco, problemi tecnici di rete, ecc.) e usare i dati del cellulare possono essere l’ideale per fare un’importante videochiamata. Tranquilli, non basta una chiamata per “finire i giga”.

Prendere nota

Una pratica molto utile, anche per facilitare il lavoro successivo, è quella di prendere nota e appuntarsi i passaggi chiave della conversazione. Questo permette anche di evitare brutte figure e dover chiedere di ripetere a colleghi o clienti quanto detto. La scelta della modalità con cui prendere appunti è personale, tuttavia è bene prestare qualche piccolo accorgimento: se si prende nota utilizzando lo stesso pc, evitare di tenere aperte troppe finestre e fare confusione, distraendosi dalla riunione. Se si utilizzano carta e penna è bene stare attenti a mantenere la propria presenza in video evitando inquadrature inappropriate.

Le buone maniere

Mantenersi concentrati sugli argomenti della discussione ed evitare di navigare sui social network o su altri siti web durante l’incontro è fondamentale. Tutti gli interlocutori infatti si “vedono” tra loro, non bisogna dimenticarlo! Un consiglio utile, soprattutto per videochiamate che coinvolgono tanti partecipanti, è utilizzare l’opzione “alza la mano” presente in molti strumenti per favorire gli interventi ed evitare che più persone inizino a parlare in contemporanea, creando confusione. Ricordarsi inoltre di disattivare notifiche a comparsa in caso di condivisione dello schermo, perché potrebbero interferire con il contenuto mostrato ai partecipanti.

Attenzione alle chat private

Si sa, gran parte delle interazioni umane avviene tramite la comunicazione non verbale. Con le riunioni online queste sottigliezze comunicative (ad esempio uno sguardo d’intesa, un cenno del capo, etc.) vanno inevitabilmente perse, motivo per cui è prassi comune utilizzare molto spesso chat private parallele con i colleghi per confrontarsi in diretta. Ciò può essere molto rischioso però, non solo perché rimane testimonianza scritta ma anche perché i messaggi inviati su un server aziendale possono essere letti dai datori di lavoro e a volte quanto condiviso con alcuni colleghi durante il collegamento può essere accessibile a tutti gli altri utenti. Inoltre, scriversi messaggi con i colleghi durante la riunione può distrarre l’attenzione dalla stessa.

DOPO LE VIDEOCHIAMATE

Terminare correttamente la riunione

Spesso la chiusura di una riunione richiede alcuni secondi; accertarsi di aver premuto il pulsante corretto, che il microfono e il video siano stati disattivati e l’applicazione sia chiusa correttamente. È bene evitare commenti personali o creare fastidio o interferenze a chi ancora non si è scollegato.

 

Oltre a questi consigli, bisogna ricordarsi sempre che una riunione online è pur sempre una riunione, quindi esattamente come si fa dopo un incontro di persona o una riunione in sala conferenze, è buona prassi mantenere le proprie abitudini nella relazione con gli interlocutori, come ad esempio scrivere una mail o un messaggio di ringraziamento, inviare il materiale richiesto o eventualmente la registrazione dell’incontro, far avere i propri feedback ai partecipanti, o quanto altro si è soliti fare.

 

PER MAGGIORI INFORMAZIONI SULLA GESTIONE DELLE VIDEOCHIAMATE

Per saperne di più sugli strumenti più utilizzati dalle imprese per gestire videochiamate leggi la news “Videoconferenze e riunioni online: scoprire nuove funzionalità e scegliere lo strumento più adatto alle proprie esigenze“.

Per approfondire e ottenere ulteriori consigli e capire come implementare questi strumenti nella tua azienda contatta l’AREA DIGITALE.


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